УВАЖАЕМЫЕ ПОСТАВЩИКИ!
Настоящим информируем, что для повышения эффективности сотрудничества и взаимного снижения издержек
Торговая сеть Союз Орловщины переходит на внедрение электронного документооборота.
В настоящий момент у нас работает обмен по следующим типам EDI-документов:
Заказ - ORDERS - сообщение, которое заказчик отправляет поставщику, содержащее перечень заказываемых товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки.
Обратный заказ – PORDERS – сообщение, которое поставщик самостоятельно формирует и отправляет в учетную систему заказчика. По сути аналогично сообщению ORDERS.
Подтверждение заказа ORDRSP - сообщение от поставщика заказчику с информацией о том насколько полно может быть выполнен полученный ранее заказ.
уведомление об отгрузке товара - DESADV - сообщение, содержащее полную информацию об отгрузке: размер, вес, параметры транспортного средства, количество и наименование товара, данные грузополучателя и грузоотправителя, уникальный номер отгрузки и др.
уведомление о приемке - RECADV - сообщение, содержащее информацию о фактически принятой продукции. Позволяет поставщику узнать информацию о фактической приемке и сформировать корректный счет-фактуру.
Электронный обмен данными (EDI - Electronic data interchange – обмен коммерческой информацией посредством передачи по электронным каналам связи данных в стандартизированном формате.
Внедрение электронного документооборота позволяет:
исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь, бумагу;
на 80% сократить время обработки каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
сократить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ- поставка»;
контролировать процесс документооборота и статусы документов на каждом этапе цепочки поставок. Фиксировать дату и время получения документов;
гарантировать доставку документов контрагенту, исключить потерю документов;
снизить затраты, связанные с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.
Преимущества от использования EDI:
отсутствие ошибок при обработке заказов;
улучшение качества данных;
отсутствие ручного ввода данных в учетную систему;
отсутствие риска потери заказов из — за технических сбоев (факс, почта);
прозрачность процесса обмена документами, сопровождающих товародвижение;
упрощение процесса цепочки поставок.
Провайдером электронного документооборота выбрана компания СКБ Контур
www.r-kontur.ru, тел. 8 (800) 500-33-51 (бесплатно по России), email edi@skbkontur.ru
Что необходимо Поставщику для подключения к электронному документообороту?
1 Шаг
Заключить с ТС Союз Орловщины Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки (шаблон ДС можно получить у своего менеджера).
2 Шаг
Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с ТС Союз Орловщины. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страничку или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.
3 Шаг
Проверить через EDI-провайдера наличие у Поставщика – GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.
4 Шаг
Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены с ТС Союз Орловщины всеми EDI-документами из списка используемых.
Что такое Глобальный идентификационный номер предприятия (GLN)?
Глобальный идентификационный номер EAN/UCC GLN (Global Location Number, англ.) представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для идентификации предприятий, функциональных подразделений, физических местоположений. Он не несет в себе содержательной информации, а представляет собой ссылку на данные, хранящиеся в компьютерной базе данных. По номеру EAN/UCC GLN в базе данных, при необходимости, можно быстро отыскать более подробную информацию о предприятии (организации) или подразделении, например, юридический и почтовый адрес, финансовые реквизиты, фамилии директора и управляющих, характеристики складских помещений и т.д.
Для обеспечения уникальности EAN/UCC GLN установлены следующие требования к формату и структуре EAN/UCC GLN :
EAN/UCC GLN имеет фиксированную длину – 13 цифр.
EAN/UCC GLN всегда начинается (слева направо) с глобального префикса предприятия GCP, состоящего из префикса Национальной организации, присвоенного GS1, и регистрационного номера предприятия, присвоенного Национальной организацией-членом GS1.
Структура цифровых разрядов, следующих за глобальным префиксом предприятия, определяется Национальной организацией. При этом должны выполняться требования уникальности и неповторяемости присвоенных номеров GLN.